Bayburt Üniversitesi'nde Elektronik Belge Yönetim Sistemi Eğitimi Verildi

Bayburt Üniversitesi Genel Sekreterliği binasında gerçekleştirilen eğitim programında, katılımcılara Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nin (EBYS) işleyişi ve kullanımı hakkında bilgiler aktarıldı. Eğitimde, sistemin yönetimi ve kontrolü konularında da özel bir eğitim verildi. EBYS eğitim uzmanı Gökay Görkem, bu sistemin kurum bünyesindeki birimler arasındaki yazışmaların yanı sıra diğer kamu kurumları ile olan yazışmaların da elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlamak amacıyla kurulduğunu ifade etti. Görkem, EBYS ile evrak standartlarının belirlenmesi, evrak sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması gibi temel hedeflerin gerçekleştirilmesinin amaçlandığını belirtti. Ayrıca, sistem sayesinde evrakların güvenli bir şekilde arşivlenmesi, hızlı erişim sağlanması ve iş akışlarının düzenlenmesi gibi avantajların elde edileceği vurgulandı. Görkem, "Evraklar tek tuşla birden fazla noktaya dağıtılabilir. İşlem gören evrakların durumları takip edilebilecektir. Ayrıca, izin durumlarında vekalet verme işlemi de yapılabilecektir. Elektronik imza ile resmi yazışmaların bilgisayar ortamında gerçekleştirilmesi mümkün hale gelmektedir." dedi. Görkem, EBYS'nin sağladığı yararları ise zaman, iş gücü ve kırtasiye giderlerinden tasarruf sağlamak, evrak akışını hızlandırmak ve güvenli bir arşivleme imkanı sunmak gibi maddelerle sıraladı.