Manisa Büyükşehir Belediyesi, Fiziki Arşivini Dijital Ortama Taşıyor

Manisa Büyükşehir Belediyesi, modern şehircilik anlayışı çerçevesinde kurumsal hafızasını güvenli bir şekilde dijital ortama taşımak amacıyla geniş kapsamlı bir dijital dönüşüm süreci yürütüyor. Bu proje, belediyenin hizmet kalitesini artırmanın yanı sıra, fiziksel arşivde yer alan binlerce resmi evrakın Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi’ne aktarılmasını da kapsıyor. Manisa Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ve Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, bu süreçte yürütülen çalışmaları yerinde inceleyerek yetkililerden bilgi aldılar. Projenin, belediyenin hizmetlerini daha hızlı ve şeffaf bir şekilde sunmasına önemli katkı sağlaması bekleniyor.

Belgelerin Dijitalleştirilmesi

Dijital arşiv aktarım süreci, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından yürütülüyor. Proje, uluslararası standartlara uygun olarak altı temel aşamadan oluşuyor. İlk aşamada, uzman ekipler tarafından belgeler fiziki olarak ayrıştırılıyor ve temizlik işlemleri gerçekleştiriliyor. Ardından, belgeler yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla sayısallaştırılıyor. Sayısallaştırılan belgelerin içerikleri, OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi kullanılarak dijital ortamda aranabilir hale getiriliyor. İndeksleme aşamasında ise belgeler, tarih, sayı ve konu gibi bilgilerle kimliklendiriliyor. Kalite kontrol süreçlerinden geçirilen belgeler, hatasız bir şekilde Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi’ne entegre ediliyor. Sürecin son aşamasında ise dijital veriler, gelişmiş şifreleme yöntemleri ile belediyenin güvenli sunucularında yedeklenerek korunuyor.

Çevre Dostu Uygulamalar

Hayata geçirilen dijital dönüşüm projesi sayesinde, bürokratik işlemlerin hız kazanması ve vatandaşların resmi taleplerine daha kısa sürede yanıt verilmesi hedefleniyor. Ayrıca, fiziksel arşiv alanı ihtiyacını azaltan bu çalışma, kağıt kullanımını da önemli ölçüde düşürerek çevre dostu bir belediyecilik anlayışına katkı sunuyor. Manisa Büyükşehir Belediyesi, teknoloji ile kamu hizmetlerini birleştiren yatırımları sayesinde, hem kurumsal hafızasını güvence altına alıyor hem de geleceğin akıllı şehir altyapısını bugünden inşa etmeye devam ediyor.